Informationen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten gemäß DSGVO.
Witte & Grabert Versicherungsvermittlungsgesellschaft mbH
Kurfürstendamm 90, 10709 Berlin
info@wug-berlin.de
Beim Aufruf unserer Website werden durch den Browser automatisch Informationen an den Server gesendet (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Browser, Betriebssystem). Diese Daten werden ausschließlich zur technischen Bereitstellung und zur Sicherheit der Website verwendet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Internetauftritt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Website liegt bei einem Hosting-Dienstleister, der sie in unserem Auftrag betreibt.
Was wir verarbeiten: Wenn Sie uns über ein Kontaktformular dieser Website oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben: Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, das gewählte Thema und Ihre Nachricht, dazu Datum und Uhrzeit. Formularanfragen erreichen uns als E-Mail in unserem Postfach. Damit eine zuständige Mitarbeiterin oder ein zuständiger Mitarbeiter die Anfrage bearbeiten kann und nichts verloren geht, erfassen wir sie in unserer Kundenverwaltung (CRM). Anfragen über das allgemeine Kontaktformular erhalten dafür eine Anfrage-Nummer und werden von unserem Webserver zusätzlich direkt und verschlüsselt an die Kundenverwaltung übertragen; die E-Mail bleibt bestehen, damit keine Anfrage verloren geht, falls die Kundenverwaltung einmal nicht erreichbar ist.
Wozu und auf welcher Grundlage: Wir beantworten Ihre Anfrage und bereiten gegebenenfalls eine Beratung oder ein Angebot vor. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen). Soweit Ihre Anfrage nicht auf einen Vertrag zielt, zum Beispiel bei einer allgemeinen Frage, ist Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zusätzlich achten wir intern darauf, dass Anfragen zügig bearbeitet werden, und werten aus, über welchen Weg Anfragen zu uns kommen; auch das stützt sich auf unser berechtigtes Interesse an einem geordneten Kundenservice (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Das Pflicht-Häkchen im Formular („Hinweise zum Datenschutz gelesen“) bestätigt, dass Sie diese Hinweise gelesen haben. Es ist keine Einwilligung: Für die Beantwortung Ihrer Anfrage brauchen wir keine, die Rechtsgrundlagen stehen oben. Wir vermerken das Häkchen mit Datum und der Fassung dieser Hinweise bei Ihrer Anfrage.
Angaben zu Ihrer Gesundheit: Sie dürfen uns in Ihrer Anfrage auch Angaben zu Ihrer Gesundheit machen, etwa zu Vorerkrankungen oder Behandlungen, wenn sie für Ihr Anliegen wichtig sind. Solche Angaben verarbeiten wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Diese erteilen Sie mit dem gesonderten Häkchen „Ich willige ausdrücklich ein …“ im Formular. Die Einwilligung ist freiwillig: Ihre Anfrage nehmen wir auch ohne sie an und bearbeiten sie; schreiben Sie dann bitte keine Angaben zu Ihrer Gesundheit in die Nachricht. Die Einwilligung umfasst den Empfang Ihrer Anfrage in unserem E-Mail-Postfach, ihre Erfassung in unserer Kundenverwaltung und die Bearbeitung durch unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wie in diesem Abschnitt beschrieben. Nicht an die KI: Bevor eine Nachricht an das KI-System für die Vorsortierung (unten) geht, wird sie automatisch auf Angaben zur Gesundheit geprüft. Werden solche Angaben erkannt, geht die Nachricht nicht an das KI-System, sondern nur an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter – mit und ohne Einwilligung. Diese Prüfung arbeitet mit Suchbegriffen und erkennt nicht jede Formulierung. Wir vermerken bei Ihrer Anfrage, ob Sie eingewilligt haben, zusammen mit Datum und der Fassung dieser Hinweise. Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), formlos an info@wug-berlin.de (siehe auch Abschnitt 5). Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt. Ohne Einwilligung: Den Inhalt einer Nachricht sehen wir erst, wenn sie bei uns eingegangen ist. Enthält eine Anfrage ohne diese Einwilligung – oder eine gewöhnliche E-Mail – trotzdem Angaben zu Ihrer Gesundheit, geht die Nachricht bei uns ein und wird empfangen und gespeichert; von der KI-Vorsortierung ist sie wie beschrieben ausgenommen, soweit die Prüfung die Angaben erkennt.
Wer die Daten erhält: unsere zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Außerdem folgende Dienstleister, die ausschließlich nach unserer Weisung handeln (Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO):
Pflichtangaben: Im allgemeinen Kontaktformular sind Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Nachricht Pflicht. Im Formular „Vertragscheck Rechtsschutz“ sind Vorname, Nachname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse Pflicht, weil wir Sie dort zurückrufen; die Nachricht ist dort freiwillig. Ohne die Pflichtangaben können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.
Anfrageformulare zu einzelnen Themen: Neben dem allgemeinen Kontaktformular bieten wir Formulare zu einzelnen Themen an (Adressen unter /anfrage/, zum Beispiel für Ärztinnen und Ärzte). Dort fragen wir je nach Thema zusätzlich einzelne Angaben ab, etwa Ihre Fachrichtung oder ob Sie niedergelassen oder angestellt sind. Nach Ihrer Gesundheit fragen diese Formulare nicht. Pflicht sind dort Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse sowie die im jeweiligen Formular mit * markierten Felder. Im Übrigen gilt für diese Formulare alles, was in diesem Abschnitt steht – gleicher Zweck, gleiche Rechtsgrundlagen, gleiche Empfänger und dieselbe Speicherdauer (Abschnitt 12). Wie beim allgemeinen Kontaktformular erhält Ihre Anfrage eine Anfrage-Nummer, erreicht uns als E-Mail und wird zusätzlich direkt und verschlüsselt an die Kundenverwaltung übertragen. Erkennt das Formular in Ihrer Nachricht Angaben zu Ihrer Gesundheit, ohne dass Sie das Häkchen zur Einwilligung gesetzt haben, sendet es nichts ab und bittet Sie, die Angaben herauszunehmen oder einzuwilligen. Formulare, deren Thema nichts mit Ihrer Gesundheit zu tun hat, zeigen das Häkchen zur Einwilligung nicht von vornherein, sondern bitten unter dem Nachrichtenfeld, dort keine Angaben zu Ihrer Gesundheit zu machen. Das Häkchen erscheint dort erst, wenn das Formular solche Angaben erkennt – mit demselben Wortlaut wie oben beschrieben; Sie können die Angaben dann herausnehmen oder einwilligen. Für Angaben, die die Erkennung nicht findet, gilt, was oben unter „Ohne Einwilligung“ steht.
Keine automatisierte Entscheidung: Über Ihre Anfrage entscheidet immer ein Mensch. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Wie es abläuft: Eingehende Anfragen sortieren wir mit Unterstützung eines KI-Systems vor. Das KI-System liest dazu unser Postfach für Anfragen über eine eigene, nur lesende Anbindung an Microsoft 365. Ein erster KI-Assistent ordnet die eingehende Nachricht ein. Handelt es sich um eine Anfrage, legt ein zweiter KI-Assistent in unserer Kundenverwaltung einen Vorschlag für einen Eintrag an, etwa mit Name und Kontaktdaten, dem Versicherungsthema, Ihrem Anliegen und einer kurzen Zusammenfassung. Dafür werden Absender, Betreff und Text Ihrer Nachricht an das Sprachmodell übermittelt. Nachrichten, in denen Angaben zur Gesundheit erkannt werden, sind davon ausgenommen (siehe Angaben zu Ihrer Gesundheit).
Ein Mensch entscheidet: Das KI-System macht nur Vorschläge. Es verschickt nichts und entscheidet nichts. Jeden Vorschlag prüft eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter und übernimmt oder verwirft ihn. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Wo die Daten verarbeitet werden: Das KI-System und die Kundenverwaltung betreibt LucTech selbst gehostet auf Servern in Deutschland (Hetzner Online GmbH). Das Sprachmodell ist der Dienst Microsoft Azure OpenAI; Vertragspartner ist Microsoft Ireland Operations Limited, eingebunden von LucTech als Unterauftragsverarbeiter. Der Dienst ist so eingestellt, dass die Anfragen in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden („EU-Datenzone“); eine Verarbeitung ausschließlich in Deutschland sagt Microsoft dafür nicht zu. Microsoft verwendet die Daten nach eigenen Angaben nicht zum Training seiner Modelle.
Missbrauchsprüfung und Bezug zu den USA: Zur Erkennung von Missbrauch kann Microsoft bei Anzeichen missbräuchlicher Nutzung Stichproben der Anfragen an das Sprachmodell und seiner Antworten automatisiert und im Einzelfall durch autorisierte Microsoft-Mitarbeiter innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums prüfen und dafür befristet speichern. Microsoft gehört zu einem Konzern mit Sitz in den USA. Dass Stellen außerhalb der EU auf Grundlage ausländischen Rechts Zugriff auf Daten verlangen, lässt sich vertraglich nicht vollständig ausschließen. Das gilt ebenso für unser E-Mail-Postfach bei Microsoft 365. Eine Übermittlung in ein Land außerhalb der EU bzw. des EWR ist nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO zulässig; die dafür vorgesehenen Garantien ergeben sich aus den Datenschutzbedingungen von Microsoft (Data Protection Addendum).
Rechtsgrundlage und Ihr Widerspruchsrecht: Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Anfragen schnell und vollständig zu bearbeiten und keine Anfrage zu übersehen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können der KI-gestützten Vorsortierung Ihrer Anfragen aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO), formlos an info@wug-berlin.de (siehe auch Abschnitt 5). Bitte beachten Sie: Eine Nachricht, die vor Ihrem Widerspruch bei uns eingegangen ist, kann bereits vorsortiert worden sein.
Speicherdauer: Das KI-System hält die Vorgänge nur so lange vor, wie es für die Vorsortierung nötig ist, und löscht sie nach Abschluss der Bearbeitung gemäß unserem Löschkonzept. Für Ihre Anfrage in der Kundenverwaltung gilt Abschnitt 12.
Zum Schutz unseres Kontaktformulars vor automatisiert verschickten Werbe- und Massennachrichten setzen wir den Dienst „Turnstile“ der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, ein. Turnstile prüft, ob die Eingabe im Formular von einem Menschen und nicht von einem Computerprogramm stammt. Die Prüfung läuft im Hintergrund; in aller Regel müssen Sie dafür keine Aufgabe lösen.
Hierzu wird ein Programmbestandteil von Servern von Cloudflare geladen – allerdings erst, wenn Sie beginnen, ein Formular auszufüllen (erster Klick oder erste Eingabe im Formular). Beim bloßen Aufruf einer Seite besteht keine Verbindung zu Cloudflare. Dabei werden Ihre IP-Adresse sowie technische Angaben zu Ihrem Browser und Ihrem Endgerät (etwa Browserkennung, Spracheinstellung, Bildschirmauflösung, Zeitzone sowie Angaben zu Ihren Eingaben auf der Seite) an Cloudflare übermittelt und dort ausgewertet. Cloudflare gibt an, die dabei erhobenen Daten nicht zur Erstellung von Werbeprofilen und nicht zum geräteübergreifenden Wiedererkennen von Nutzern zu verwenden.
Die Inhalte Ihrer Anfrage – also Ihr Name, Ihre Kontaktdaten und Ihre Nachricht – werden nicht an Cloudflare übermittelt. Sie werden auf unserem eigenen Server verarbeitet und von dort per E-Mail an uns und – beim allgemeinen Kontaktformular – zusätzlich direkt an unsere Kundenverwaltung weitergeleitet (weiter siehe Abschnitt 3).
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, unser Kontaktformular funktionsfähig zu halten und es vor missbräuchlicher automatisierter Nutzung sowie vor einer Überflutung mit unerwünschten Nachrichten zu schützen, damit uns echte Anfragen zuverlässig erreichen. Cloudflare verarbeitet die Daten auch in den USA; Grundlage der Übermittlung sind ein Vertrag über Auftragsverarbeitung sowie die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Weitere Informationen: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Haben Sie eine Einwilligung erteilt, können Sie sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Eine formlose Nachricht an info@wug-berlin.de genügt.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verwendung Ihrer Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.
Beim ersten Besuch fragen wir Sie in einem Hinweisfenster, ob wir die Nutzung dieser Website mit Google Analytics messen dürfen (Abschnitt 8). „Ablehnen“ und „Statistik erlauben“ stehen gleichwertig nebeneinander. Solange Sie nicht zugestimmt haben, setzen wir keine Cookies zu Statistik- oder Werbezwecken und laden nichts von Google.
Ihre Entscheidung speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage, Eintrag wug-einwilligung: Ihre Wahl, Datum und Uhrzeit, Fassungsnummer). Ohne diesen Eintrag müssten wir Sie bei jedem Seitenaufruf erneut fragen. Er ist dafür unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse, Ihre Entscheidung zu beachten und nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Eintrag verlässt Ihren Browser nicht. Nach 12 Monaten fragen wir erneut.
Ändern oder widerrufen können Sie Ihre Entscheidung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft – über den Link „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite oder hier:
Zur Verbesserung unseres Angebots werten wir die Nutzung dieser Website statistisch aus. Die Messung erfolgt ausschließlich auf unserem eigenen Server, ohne Cookies und ohne Weitergabe an Dritte. Es werden lediglich anonyme Zahlen erfasst (aufgerufene Seiten, ungefähre Herkunft der Zugriffe, Gerätetyp). Die IP-Adresse wird dabei umgehend gekürzt (anonymisiert) und nicht gespeichert; ein Rückschluss auf Ihre Person ist nicht möglich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Gestaltung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können der Erfassung jederzeit widersprechen (Kontakt siehe Ziffer 1).
Wenn Sie im Hinweisfenster auf „Statistik erlauben“ klicken, setzen wir zusätzlich Google Analytics 4 ein. Damit sehen wir, über welche Wege Besucher zu uns finden, welche Seiten sie lesen und an welcher Stelle sie eine Seite verlassen – so können wir Inhalte und Bedienung verbessern. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Eingebunden wird Google Analytics über den Google Tag Manager desselben Anbieters, ein Werkzeug zur Verwaltung solcher Einbindungen. Ohne Ihre Einwilligung wird weder der Tag Manager noch Google Analytics geladen.
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